Privacybeleid VORMSTOF
Over ons privacybeleid
VORMSTOF geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig
hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die
wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor
commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten
dienstverlening van VORMSTOF. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is
02/09/2020, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande
versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze
gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel
met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens
opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking
tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor
privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.
Over de gegevensverwerking
Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan,
welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.
Webwinkelsoftware
Onze webwinkel is ontwikkeld met software van Jouwweb. Persoonsgegevens die u ten
behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld.
Jouwweb heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw
gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Jouwweb is op basis van de overeenkomst die wij met
hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze
beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSLencryptie en een sterk wachtwoordbeleid.
Jouwweb maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw
gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen. Jouwweb
behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern te delen om de
dienstverlening verder te verbeteren.
Gmail
Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Gmail. Deze partij
heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en
corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Gmail heeft geen toegang tot ons
postvak en wij behandelen al ons emailverkeer vertrouwelijk.
Payment processors
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het
platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens
zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische
maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor
uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan
(geanonimiseerde) gegevens met derden te delen.
Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens
zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden
inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is
toegestaan.
Beoordelingen
Wij verzamelen reviews via het platform van Jouwweb. Als u een review achterlaat via
Jouwweb dan bent u verplicht om uw naam, woonplaats en e-mailadres op te geven. Jouwweb deelt
deze gegevens met ons, zodat wij de review aan uw bestelling kunnen koppelen. Jouwweb publiceert
uw naam en woonplaats eveneens op de eigen website. In sommige gevallen kan Jouwweb contact
met u opnemen om een toelichting op uw review te geven. In het geval dat wij u uitnodigen om een
review achter te laten delen wij uw naam en e-mailadres met Jouwweb. Zij gebruiken deze gegevens
enkel met het doel u uit te nodigen om een review achter te laten. Jouwweb heeft passende
technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Jouwweb behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden
in te schakelen, hiervoor hebben wij aan Jouwweb toestemming gegeven. Alle hierboven genoemde
waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van
toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor Jouwweb derden inschakelt.
Verzenden en logistiek
Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken
gebruik van de diensten van PostNL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor
noodzakelijk dat wij uw naam, adres en woonplaatsgegevens met PostNL delen. PostNL gebruikt
deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL
onderaannemers inschakelt, stelt PostNL uw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.
Facturatie en boekhouden
Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van
Fiscaal advies RIWA. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot
uw bestelling.
Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens
worden beschermd verzonden en opgeslagen. Fiscaal advies RIWA is tot geheimhouding verplicht en
zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Fiscaal advies RIWA gebruikt uw persoonsgegevens niet
voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het
doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw
gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze
gegevens om - anders dan op uw verzoek - op een later moment contact met u op te nemen, vragen
wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om
aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal
tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of
wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze
dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en
besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan VORMSTOF op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden
tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege.
In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de
mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren
totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons
aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke
administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze
gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben
echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht
hebben vervaardigd.
Uw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde
rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen
u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen
wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds
bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per
post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van
afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde
gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machine leesbare
gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een
klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens
op een verkeerde manier gebruiken.
Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw
persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze
contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als
uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle
gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder
vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw
persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen
aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw
verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een
bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw
persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze
contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als
uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de
gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw
persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met
die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een
reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende emailadres
afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van
ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een
dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van
databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens door of in opdracht van VORMSTOF. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk
de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar
gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter
beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan
geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw
gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is,
neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
Cookies
Cookies van derde partijen
In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in
deze privacyverklaring.
Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd
de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds
verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de
hoogte.
Contactgegevens
VORMSTOF
Maastrichterlaan 11
6191AA Beek
Nederland
Contactpersoon voor privacyzaken
Jo Schoenmakers